Word Dosya Adını Excel Tablosunda Sütunlaştırma

[Dadalo]

Bu forumun çok değerli ustaları,
Benim de acizane küçük bir sorum olacak.Word dosyalarını numara ve isim vererek "GİDEN EVRAKLAR"isimli bir klasöre kaydediyorum.Gerektiğinde süz menüsünden yararlanabilmek için bunu excel tablosu haline getirmek istiyorum.Aynı klasörün içinde bu mümkün olabilirmi?Yalnız bu bilgiler zamanla artabilir,dolayısı ile sütun sayısına buna paralel olarak artırılabilmeli.Ben makroları pek bilmiyorum.Ama formülleri anlayabiliyorum.Bunu makrosuz,formüllerle yapabilmek mümkün mü?Herkese teşekkür eder,saygılar sunarım.

 

[muygun]

Merhaba;
Formüllerle çok uğraşan biri olarak bunun makro dışında mümkün olabileceğini pek zannetmiyorum.
Ekli dosyaları zip ten çıkartp C: ye "giden_evrak" adıyla bir klasöre yerleştirin.
Tabloda indeks.xls dosyasında D1 hücresine herhangi birşey yazarsanız (örn:develi yazarsanız dosya adında develi geçen dosya isimlerini) getirir. Bu alana birşey yazmazsanız ilgili klasördeki tüm word dosya isimleri tabloya gelecektir.
Ayrıca bu dosyalara köprü oluşturulmuş olup D2 den itibaren dosya ismine mouse ile tıklayarak ilgili word dosyasını açabilirsiniz.
İstediğiniz tablonun genişlemesine gelince ;
Bunu manuel olarak F:K aralığındaki kodlara bakarak gerekli değişikliği uygulamalısınız.
Eki inceleyin.
İyi çalışmalar.
Not: Kodlar alıntıdır.

 

[Dadalo]

Merhaba

Değerli Arkadaşım,
Zaman ayırdığınız için teşekkür ediyorum.Dediklerinizi yaptım,dosyaları zipten çıkarıp C ye kopyaladım.Sonra deneme amacıyla yeni bir word dosyası oluşturdum ve onu "GİDEN EVRAKLAR"Klasörüne kaydettim.Sizin İNDEX adını verdiğiniz excel cetvelinde sıralanması gerekirken sıralanmadığını gördüm.Benim isteğim tam olarak bu.Word dosyasını "GİDEN EVRAKLAR"Klasörüne kaydettiğim anda İNDEX'te sıradaki yerini alsın.Ben mi birşeyleri yanlış yapıyorum acaba?İyi günler,iyi çalışmalar...

 

[muygun]

Merhaba;
öncelikle C de "giden_evrak" adıyla bir klasör oluşturun. (ismini değiştirmeden aynı şekilde)
zip li ekteki 4 dosyayı bu klasörün içine atın.
Exceli açın.
araçlar>makro>güvenlik sekmesine basın. Açılan pencerede düşük (önerilmez) kısmını işaretleyip tamam'a basın.
Sonra klasöre word dosyası ekleyip İNDEKS.xls dosyasını açın.
D1 hücresindeki "Dosya listesini YENİLE " butonuna basın.
İyi çalışmalar.

 

[Dadalo]

Teşekkürler..

Arkadaşım,dediklerinizi harfiyen uyguladım ve sonuç aldım.Teşekkür ediyorum.Peki her word dosyası eklediğimde bu işlemi yapmalımıyım?(Yenileme işi).Selamlar,saygılar...

 

[muygun]

İNDEKS.xls dosyasını her açtığınızda yenileme işlemini yaparsanız yeterli olur.

 

[Dadalo]

Merhaba

Değerli arkadaşım,tüm yardımlarınız için teşekkür eder,kolaylıklar dilerim.Saygılarımla...

 

[Dadalo]

Merhaba

Sayın Muygun,
Eski word dosyalarını da bu indexe atmak istiyorum.Kopyalayıp C ye yapıştırmama rağmen sonuç alamadım.Yeni kaydettiklerimde hiç sorun yok oysa.Bir de "Dosya Listesini Yenile"butonu ile arama hücresini ayrı ayrı yerlere ve mümkünse D sütunu dışında bir yere monte etsek,olabilir mi?Çünkü kullanım sırasında D sütununu gizlemek istiyorum.Oysa "Dosya Listesini Yenile"butonu ile arama hücresini hep göz önünde tutmak istiyorum.Bir ayrıntı daha.Formülünüzü L sütununa taşıyarak TARİH girmek istedim.word adının sonuna tarihi ekledim ve yeniledim.Ancak, hem K sütununda hem de L sütununda K sütunundaki ifade ve Tarih birlikte çıktı.Nedenini bulamadım bir türlü.İlgilenebilirseniz çok sevinirim.Teşekkür ediyorum..

 

[muygun]

Merhaba;
1-Öncelikle kaydettiğiniz yada kopyaladığınız word dosya isimlerinin aynı formatta olması gerekir. Yani; "11500-KONYA-ÇUMRA-GÜVERCİNLİK-GÜBRELEME-01.09.2010.doc" gibi
Bunun dışındaki bir dizilim tablonuza yanlış yansıyacak yada hata mesajı verecektir.
2-İstediğiniz butonun yerini değiştirip arama kriteri girdiğiniz alanı tablonuzun üzerine aldım.
3-Formülü taşıyarak dosya adında tarihi tasnifleme eklemesinide yerleştirdim. NOT:bunun için tüm word dosyalarınızın "11500-KONYA-ÇUMRA-GÜVERCİNLİK-GÜBRELEME-01.09.2010.doc" formatında olması gerektiğini unutmayın.
Ekli İNDEKS.xls dosyasını C de "giden_evrak" klasörüne yerleştirin.

Acizane tavsiyem: D sütununu gizlemeyin nedeni ise orda oluşan köprü vasıtasıyla tek tıklama ile ilgili dosyayı açma şansınız. Yinede kullanım şekli size ait.
İyi çalışmalar.

 

[Dadalo]

İyi Akşamlar

Sayın Muygun,
Yaptıklarınız için bir kez daha teşekkür ediyorum.D sütunu ile ilgili önerinizi tabiiki dikkate alacağım.Benim için çok önemli,eskidem masa üzerindeki bir klasöre kaydettiğim word belgelerini dediğiniz formata getirmeme rağmen İNDEX e atamıyorum.bunun nedeni masaüstünde ve kısayol şeklinde olması olabilir mi?Eğer öyle ise,bunun için başka herhangi birşey yapılabilir mi?Yeni sütun ya da sütunlar eklemek için formülünüzü ötelemek yeterli mi,yoksa makro sayfasında da değişiklikler gerekiyormu?Herşey gönlünüzce olsun arkadaşım...

 

[muygun]

Sayın Muygun,
Yaptıklarınız için bir kez daha teşekkür ediyorum.D sütunu ile ilgili önerinizi tabiiki dikkate alacağım.Benim için çok önemli,eskidem masa üzerindeki bir klasöre kaydettiğim word belgelerini dediğiniz formata getirmeme rağmen İNDEX e atamıyorum.bunun nedeni masaüstünde ve kısayol şeklinde olması olabilir mi?Eğer öyle ise,bunun için başka herhangi birşey yapılabilir mi?Yeni sütun ya da sütunlar eklemek için formülünüzü ötelemek yeterli mi,yoksa makro sayfasında da değişiklikler gerekiyormu?Herşey gönlünüzce olsun arkadaşım...

Syn.Dadalo;
Nick özelliklerinizde ofis 2003 kullandığınız yazıyor. (bende 2003 kullanıyorum) eğer ofis 2007 de oluşturduğunuz dosyaları klasöre ekliyorsanız bunlar .docx uzantılı olduğundan indeks sayfasına gelmeyecektir. Bu noktaya dikkat edin. Klasör içine kısayol atıp denemedim asıl dosyanın "giden_evrak" klasöründe olmasını sağlayın.
Hala sonuç alamadıysanız klasöre eklediğiniz halde İNDEKS'te çıkmayan dosyayı buraya ekleyin. Birde ben deneyim.
yeni sütun ekledikçe mevcut formülü (örn:konu başlığının yanına tarih eklenecek);

K3 teki formül:
EĞER($F3="";"";SOLDAN(YERİNEKOY($D3;"c:\giden_evrak\"&$G3&"-"&$H3&"-"&$I3&"-"&$J3&"-";"");MBUL("-";YERİNEKOY($D3;"c:\giden_evrak\"&$G3&"-"&$H3&"-"&$I3&"-"&$J3&"-";"");1)-1))

L3 hücresine;
EĞER($F3="";"";SOLDAN(YERİNEKOY($D3;"c:\giden_evrak\"&$G3&"-"&$H3&"-"&$I3&"-"&$J3&"-"&$K3&"-";"");MBUL(".doc";YERİNEKOY($D3;"c:\giden_evrak\"&$G3&"-"&$H3&"-"&$I3&"-"&$J3&"-"&$K3&"-";"");1)-1))
şeklinde geçmesi gerekir.
yani eski formüle 2 yerde;
$K3&"-";""
ilavesi yapılmıştır. Yeni sütun eklemesi yapacağınızda sizinde bir önceki hücre adresini ve "-" değerini ilave etmeniz gerekir.
Makroda yapabileceğiniz değişiklik "giden_evrak" klasörünün adı ve yolu için olabilir.

İyi çalışmalar.

 

[Dadalo]

İyi Akşamlar

Sayın Muygun,
Ofis 2003 kullanıyorum.İnanın eski word belgelerini indexe neden kabul ettiremediğimi bulamadım.Çeşitli yolları deneyeceğim.gerekirse sizi bu konuda bir kez daha rahatsız edeceğim kusura bakmazsanız.Formül ve makro olayını anladığımı sanıyorum.Birkaç sütun eklemesi yapmayı deneyeceğim.Becerebilirsem çok büyük kazanım olacak benim için.teşekkür eder,iyi akşamlar dilerim.

 

[Dadalo]

Eklentiler

Syn.Dadalo;
Nick özelliklerinizde ofis 2003 kullandığınız yazıyor. (bende 2003 kullanıyorum) eğer ofis 2007 de oluşturduğunuz dosyaları klasöre ekliyorsanız bunlar .docx uzantılı olduğundan indeks sayfasına gelmeyecektir. Bu noktaya dikkat edin. Klasör içine kısayol atıp denemedim asıl dosyanın "giden_evrak" klasöründe olmasını sağlayın.
Hala sonuç alamadıysanız klasöre eklediğiniz halde İNDEKS'te çıkmayan dosyayı buraya ekleyin. Birde ben deneyim.
yeni sütun ekledikçe mevcut formülü (örn:konu başlığının yanına tarih eklenecek);

K3 teki formül:
EĞER($F3="";"";SOLDAN(YERİNEKOY($D3;"c:\giden_evrak\"&$G3&"-"&$H3&"-"&$I3&"-"&$J3&"-";"");MBUL("-";YERİNEKOY($D3;"c:\giden_evrak\"&$G3&"-"&$H3&"-"&$I3&"-"&$J3&"-";"");1)-1))

L3 hücresine;
EĞER($F3="";"";SOLDAN(YERİNEKOY($D3;"c:\giden_evrak\"&$G3&"-"&$H3&"-"&$I3&"-"&$J3&"-"&$K3&"-";"");MBUL(".doc";YERİNEKOY($D3;"c:\giden_evrak\"&$G3&"-"&$H3&"-"&$I3&"-"&$J3&"-"&$K3&"-";"");1)-1))
şeklinde geçmesi gerekir.
yani eski formüle 2 yerde;
$K3&"-";""
ilavesi yapılmıştır. Yeni sütun eklemesi yapacağınızda sizinde bir önceki hücre adresini ve "-" değerini ilave etmeniz gerekir.
Makroda yapabileceğiniz değişiklik "giden_evrak" klasörünün adı ve yolu için olabilir.

İyi çalışmalar.

Sayın muygun,
Yazdıklarınız doğrultusunda yeni birkaç sütun oluşturmak istedim.Ancak,uzun süredir uğraşmama rağmen sonuç alamadım.Nedenini bilemiyorum.Onun için sizi yeniden rahatsız etmek zorunda kaldım.Bunun için çok özür diliyorum.TARİH sütununun yerini değiştirdim.Bir de bazı yeni sütunlar ekledim.Bu arada öğrenmek istediğim bir konu daha var.En sondaki İÇERİK isimli sütunda bu belgeleri minimize ederek saklayabilir,gerektiğinde göz atabilirmiyiz?Son bir soru:İLGİLİ KURUM,İLGİ SAYI ve İLGİ TARİH sütunlarındaki bilgileri söz konusu word belgesinin içerisinden otomatik olarak alabilmek mümkün müdür?Saygılarımla...

 

[muygun]

Merhaba;
Yoğunluğumdan dolayı bir müddet sorunuza bakamadım.
öncelikle dosya adı formatınızı netleştirmeniz gerekiyor. Dosya adında belirlediğiniz kodlama kaç tane olabilir?
ikinci olarak bu kodlama dosya adına verdiğiniz sıralamada değilde başka bir biçimde mi istiyorsunuz?
Üçüncü olarakta eklediğiniz dosyada içerik neresi?
Eğer eklediğiniz dosya gibi bir sonuç istiyorsanız buna uygun dosya adı ile oluşturulmuş dosyayı yada adını buraya atın ki bende ne tür bir veriyi analiz edeceğimi bileyim.
Son isteğiniz (word belgesinden veri almak) bu beni aşar. Kaldı ki Dosya adını belirleyemediğimiz bir çözümde yüzlerce word belgesinde istenilen verinin nerde olacağı da bir muamma.
Son dosyanızda ;
SIRA TARİH NO İL İLÇE KÖY KONU İLGİLİ KURUM İLGİ TARİH İLGİ SAYI SONUÇ
başlıklarını içeren dosya adı ile oluşturulmuş dosya adı formatını yazarsanız tekrar bakarım.
İyi çalışmalar.

 

[Dadalo]

Günaydın

Sayın Muygun,
Dosya adı daha önceki çalışmalarımızda olduğu gibi
(NO TARİH İL İLÇE KÖY KONU) dan oluşacak. İL-İLÇE-İLGİLİ KURUM-SONUÇ-İÇERİK gibi bilgilerin ise kaydettiğim bu word belgesinin içerisinden alınmasını istiyordum.Ama bu beni aşar dediğiniz için konuyu kapattım.Bu işlemi manuel olarak da yapabilirim.Word adını yaptığınız örnekte olduğu gibi sıralata bilirsek sorun olmayacak.Word belgeleri dediğimiz resmi belgelerde tarih,ilgi,kurum adı..vs.gibi bilgilerin yazıldığı yerler hep aynı olduğu için belki olabilir diye düşünmüştüm.Ama artık vazgeçtim.Sizden başka bir talebim yok.SIRA- NO -TARİH İL- İLÇE- KÖY- KONU formatındaki word dosya adına göre bana proğramınızı son kez güncelleyebilirseniz hemen kullanmaya başlayacağım.(TARİH'in yeri değiştiği için).
Teşekkür eder,saygılar sunarım değerli arkadaşım.

 

[muygun]

Merhaba;
Ekli dosyayı yine C de "giden_evrak" klasörü içine atın.
Not:
Word dosyalarını isimlendirmedeki yazılım formatı;
11500-KONYA-ÇUMRA-GÜVERCİNLİK-GÜBRELEME-01.10.2010-
Şeklinde olmalı yani;
No-İl-İlçe-Köy-Konu-Tarih-
Bu şekilde isimlendirdiğiniz dosyalarda sorun olmaz.
İyi çalışmalar.

 

[Dadalo]

Merhaba

Sayın Muygun,
SIRA NO TARİH İL İLÇE KÖY KONU
1 5555 TESCİL 06.10.2010 MUĞLA MARMARİS GÖKÇE

Gördüğünüz gibi,word belgesinin ismini dediğiniz gibi yaptığımda TARİH ile KONU nun yerleri ters yazılıyor.İncelemeniz mümkün mü?

 

[muygun]

Merhaba;
Eki tekrar deneyin.
İyi çalışmalar.
Not: sonuç istediğiniz gibi değilse ;
1-word belgesine mouse sol tuşu ile tek tıklayın (dosya adı mavileşecek)
2-F2 tuşuna basın.
3-CTRL+C tuşlarına birlikte basın.
4-Buraya gelin mouse sağ tuş>yapıştır yapın.
Dosya adını görmem gerek...

 

[Dadalo]

666333-07.06.2010-K.MARAŞ-GÖKSUN-KUZUTEPE-SULAMA
Günaydın Sayın Muygun,
Maalesef sonuç alamadım.En son eklemek istediğim word dosyası yukarıda.Ama,ilgisiz sütunlara yazılıyor.Sizi çok yordum,mahcubum,kusura bakmayın arkadaşım.İyi çalışmalar...(TARİH sütununda KONU;İL Sütununda TARİH,İLÇE sütununda İL,KÖY sütununda İLÇE ve KONU sütununda da KÖY adı çıkıyor.Buraya düzgün sıralayamadım,sığmadı.)

SIRA TARİH NO İL İLÇE KÖY KONU
3 SULAMA 666333 07.06.2010 K.MARAŞ GÖKSUN KUZUTEPE

 

[muygun]

Merhaba;
Öncelikle mahcup olmanıza gerek yok bu konu benim içinde zevkli bir uğraş oldu.
Şimdi gelelim sorununuza;
Dosya adını daha önce buraya eklemiş olsaydınız sorun daha net anlaşılır olacaktı.
ekli ziplerde 2 uygulama var
indeks zip içeriği üstteki isteğinizi karşılıyor.
indeks dosyasını kullanacaksanız word dosyalarınız;
no-tarih-il-ilçe-köy-konu- sıralamasında olacak (ve mutlaka dosya adı "-" ile bitecek.)
indeks1 zip içeriği ise ;
no-tarih-il-ilçe-köy-konu-kurum-sonuç-içerik- sıralamasında olacak (ve mutlaka dosya adı "-" ile bitecek.)
indeks1 çözümünü düşünmemin sebebi sizin son 3 bilgiyi manuel yazmak istemeniz. Tablo bir sıralama sonucu dosya adlarını getiriyor. sizin araya girecek şekilde düzenlenmiş bir word dosyasını klasöre eklerseniz manuel yazdığınız sırayı karıştırır. Bu nedenle eğer manuel yazacağınız veriler varsa bunları (size ek bir iş daha çıkacak) dosya adına ilave etmeniz gerekir ki excel tablosuna tasniflenebilsin.
Eklerin ikisinide indirin.
her iki ekide ayrı ayrı "giden_evrak" klasörüne atarak test edin. hangisini kullanışlı ise onu kullanın.
İyi çalışmalar.