FAZLA YER KAPLIYOR

[met07]

Herkese iyi çalýþmalar...
Arkadaþlar 45 sayfadan oluþan bir çalýþma kitabý var. Faturalarý takip ediyorum. Problem dosyanýn 5.50 Mb olmasý. O kadar veri olduðunu düþünmüyorum. (Çizgiler ve dolgu renkleri var bunlar etkili olurmu)
Bilmediðim birþey mi var. Boyutu küçültecek farklý kaydetme formatý varmý? Tavsiyelerinizi bekliyorum. Kolay gelsin...

[Levent Menteþoðlu]

Sn met07

Aslýnda bu benimde merak ettiðim bir konu,çünkü bende hazýrladýðým bazý programlarda ayný sorunu yaþýyorum. Bazý tespitlerim var bunlarý sizinle paylaþayým. Eðer hücrelerde çok fazla formül kullandýysanýz, bu hem kapasiteyi arttýrýyor hemde dosyanýn açýlmasýný geciktiriyor. Ã?zelliklede sayfalar arasý bilgi transferi varsa. Eðer boþ hücrelerde formüller varsa bunlarý mutlaka silin. Kullandýðýnýz satýr ne kadar çoksa bu hacmi o oranda büyütüyor. Eðer ortak özellikte sayfalarýnýz varsa bunlarý tek bir sayfada veri bankasý gibi depolayýn, baþka bir sayfaya makro yazarak veri bankasýndan istediðiniz bilgileri çaðýrýbilirsiniz. Zaten bir excel dosyasýný sýkýþtýrdýðýnýzda hacmi %80-90 oranýnda düþürülebiliyor. Buda kullanýlmayan bir çok özelliðin lüzumsuz yere yer iþgal ettiðini gösterir. Konuyla ilgili cevaplarý bende merakla bekliyorum.

selamlar

[danersin]

Hücrelere format verirken select all sheets yapýp, satýr sütun baþlýklarýný seçerek sayfa sonlarýna kadar format vermiþseniz bir miktar gereksiz þiþmeye yol açabilir. Bunun için kullanmadýðýnýz hücreleri ctrl+shift+sað ok ile yatayda sona kadar, ctrl+shift+alt okla düþeyde sona kadar seçip edit>clear all yaparsanýz bir miktar faydasý olabilir. Her sayfada her hücreye rasgele formatlar vermekte þiþiriyor dosyalarý.
Bunlar iþe yaramadýðý zaman bende copy paste special iile önce içeriði baþka dosyaya taþýyorum, sonrada sadece kullandýðým hücrelerin formatýný fýrça ile taþýyorum...
Bu konuyu detaylý bilen varsa þimdiden bende teþekkür ederim paylaþýmý için.
Biraz farklý bir konu belki ama benimde yaklaþýk 70-80 sheetten oluþan ve her sheette 9 sütun*1000 satýr bilgi depolayacaðým bir çalýþma yapmam gerekiyor.. muhtemelen buda sýðmaz tek workbooka. Acaba hiç formatsýz olarak bunlarý bir data workbookunda tutsam ve ilgili sütunu CUT-Copy ile çalýþma dosyama taþýyacak, iþi bitincede yine yerine koyacak bir kod, Data dosyasýný açmadan ve hýzlý þekilde çalýþýrmý.. veya nasýl organize edebileceðim konusunda fikir veren olurmu?

[danersin]

Bu konuyu ele almýþ;
Kýsaca UsedRange ile ilgili bir olay,
Boþ bir excel sayfasýnda a1 hücresine bir karakter girip kaydettiðimde 14 k tutuyor, birde gidip IV65536 hücresine tek bir karakter girdiðimde 37 k'ya çýkýyor. sheet baþýna 23 k , 40-45 sayfada diðer format özellikleride kullanýlmýþsa ... netice ortada..

http://www.beyondtechnology.com/tips019.shtml

[danersin]

ÞÝÞEN EXCEL DOSYALARI

Excel dosyamýzýn diskimizde kapladýðý alanýn gereðinden fazla büyüdüðü durumlarý kapsýyor, diðer sebepler ile excel'in ve makrolarýn yavaþ çalýþmasýný kapsamaz

Bazý durumlarda excel dosyanýzýn olmasý gerekenden çok fazla MB'lara ulaþtýðýný görmüþsünüzdür. Dosyanýn açýlmasýný ve dosyada çalýþmayý güçleþtiren bir durum. Çoðu zaman problem VBA ile ilgilenenlerin tanýdýðý UsedRange terimi ile ilgili. (KullanýlmýþAlan tercümesi sanýrým doðru olur.) Normalde Excel'e 5 sütun ve 10 satýrdan oluþan bir bilgi giriþi yaptýðýnýzda Excel UsedRange olarak A1:E10 alanýný belirliyor, yani 50 hücre. Oysa
ayný sayfada gidip E20 hücresine bir tek formül girdiðinizde UsedRange A1:E20 arasý oluyor ve 100 hücreye çýkýveriyor UsedRange içinde kalan hücre. Ya gidip yanlýþlýk ile IQ13200 hücresine bir giriþ yaptýysanýz..

Maalesef bu can sýkýcý þiþmelerden kurtulmanýn tek bir yolu yok,
ancak tahmin yolu ile tek tek kontrol ederek dosyayý þiþiren þeyin ne
olduðunu bulabiliriz. Bazen sebebini anlamak zor olsada çözümü insaný oldukça uðraþtýran bu problem ile karþýlaþmamak için
en azýndan basit bir kaç þeye dikkat edin derim, mesela sayfanýza biçim verirken satýr ve sütun baþlýklarýný seçmemeye, gerekmedikçe her hücreye canýmýzýn çektiði fontlarý, renkleri , gölgleri, resimleri vs yerleþtirmemeye.. Excel'in kendi fonksiyonlarý yerine dolambaçlý yollardan
kaçýnmaya...

Bunlarý aklýmýzda tutalým

Ýlk iþimiz kesinlikle dosyamýzýn bir yedeðini almak olmalý.</p>

Denemelere baþladýktan sonra her adýmda dosyamýzý kaydedip , dosyanýn büyüklüðünü kontrol etmeliyiz ki doðru yoldamýyýz anlayalým ve makul bir dosya büyüklüðüne geldiðimizde duralým.

Çalýþma kitabýmýzda çok sayýda sayfa var ise iþimizi kýsaltmak açýsýndan problemin hangi sayfada olduðunu (her sayfadada problem'de olabilir tabi) tahmin etmemiz önemli. Bunun en basiti sayfalardaki kaydýrma
çubuklarýnýn küçüklüðüne bakabiliriz. Ã?rneðin dikey olarak excel çok aþaðýlarda bir yerde dolu hücre ile karþýlaþýyor ise (bazende dolu hücre olduðunu zannediyor) kaydýrma çubuðunu o oranda küçültüyor. Yada düzen>git>Ã?zel>Son hücre ile Excel'in sayfada UsedRange olarak algýladýðý son hücrenin yerini öðrenebiliriz. Bu þekilde tahmin edemiyorsak, sayfa sekmesine sað týklayýp sayfayý ayrý bir çalýþma kitabý olarak kaydeder ve büyüklüðünün makul olup olmadýðýný kontrol edebiliriz.

Tools>Options/Transition (Araçlar>Seçenekler>Geçiþ) menüsünden dosyanýzýn Microsoft Excel Çalýþma kitabý olarak (yani *.xls) kaydedildiðini kontrol edin. Dosyayý siz oluþturdunuz ise ve bu deðiþikliðin nasýl yapýldýðýný bilmiyorsanýz bu paragrafý unutun gitsin. Ancak eðer baþka bir kayýt türü seçili ise dosyayý þiþiren tek sebep bu olabilir.

Eski Excel versiyonlarý UsedRange'i kaydedildiðinde deðil, kaydedip, çýkýp dosyayý tekrar açtýðýmýzda yeniden belirliyordu (restore). Bazý durumlarda yeni Excel versiyonlarýnda da ayný þeyi yapabilir mi?


Neler yapabileceðimize gelince

Ýlk olarak benim hiç bir zaman denk gelip iþime yaramayan ve mantýðýný anlayamadýðým (ancak iþe yaradýðýný söyleyenler var), dosyanýzý farklý kaydet (save as) yaparak yeni bir isim ile kaydedin, bir iyileþme saðlanýp saðlanmadýðýný kontrol edin.

Beni en sýk olarak çözüme ulaþtýran ve en basit yöntemi uygulamanýzý öneririm. Sayfa(lar)da kullandýðýmýz en alt satýrýn bir altýndaki satýra giderek Satýr baþlýðýný(numarasýný) seçip Ctrl+Shift+alt ok ile sayfa sonuna kadar seçili hale getirip Düzen>Temizle>Tümü (Clean All) yapabiliriz. Sonra A1 yakýnýnda bir hücreye gidip kaydedin ve dosya büyüklüðünü kontrol edin. Bilgisayarýna her program yüklediðinde, kaldýrdýðýnda, scan yaptýðýnda reboot eden kiþilerdenseniz seçili tüm satýrlarý silme yolunada gidebilirsiniz. Bu durumda sildiðiniz satýrlara referans veren formüller varsa onlarýda düzeltmek zorunda kalaðýnýzý
unutmayýn..

Bu iþlemin aynýsýn kullandýðýnýz en son sütundan bir sonraki sütuna gidip bu kez Ctrl+Shift+Sað ok kombinasyonu ile
sayfanýn en saðýna kadar seçip uygularsanýz UsedRange'de yanlýþlýkla kullanýlmýþ alanlardan kurtulmuþ olursunuz (muhtemelen :D

Bu iþe yaramamýþsa ve tahmininiz sayfalarda aslýnda UsedRange içinde kalan ancak boþ hücrelere farklý farklý biçimler verdiyseniz bu yöntemin bir benzerinide þu þekilde kullanabilirsiniz. Düzen>Git>Ã?zel>Boþluklar seçeneðini týklayarak tüm boþ hücreleri seçtikten sonra Düzen>Temizle>Tümü yapabilirsiniz. Bu durumda bazen biçimlendirmeyi yeniden düzeltmeniz gerekebilir. Aman ha bu durumda Delete yapmayýn.

Bu iþe yaramadý ise iki yöntem daha denemenizi önereceðim ancak hangisini önce deneyeceðini dosyanýzýn türüne göre siz karar vermelisiniz.

Birincisi dosyanýzdaki formüllerde, özelliklede vlookup benzeri veri ile ilgili formüllerde çok geniþ alanlara referans verdiyseniz bunlarý küçültmeyi deneyin. Ayný þekilde pivot table'larýn veri kaynaðýný, grafiklerin veri kaynaðýný küçültün..(sonradan deðiþtirmeyi unutursam diye büyük büyük alanlarý seçmek benimde hoþuma gidiyor ama neyse).. Sayfalarda otomatik filtrelemeler varsa kullanmadýðýnýz zamanlarda kaldýrýn. Burda kastým 100 sayfa ile çalýþýp hepsinede otomatik filtre koydu iseniz önemli bir yer kaplayabilir. Yoksa bir kaç sayfadan bahsetmiyorum. Sayfalarýnýzda resim, gölgelendirme vs. çok fazla ise bunlarý azaltmayý deneyin. vs...heralde ne kastettiðim anlaþýldý, benzer þeyleri azaltýn.

Çalýþma kitabýnýzý , hangi yöntemle yapacaðýnýz size kalmýþ, baþka bir çalýþma kitabýna taþýyýn. Tabi sayfalarý taþýdýktan sonra VBA kodlarýnýda taþýmayý unutmayýn.

Þimdilik benimde öðrenebildiklerim bu kadar bu konuda, daha fazlasýný öðrenen olursa lütfen eklesin. Yada ben aslýnda Oracle ile falan yapmam gereken iþleri Excel ile yapmaya çalýþmaktan vazgeçiyim, yazýk excelede..

[jale]

Günaydýn :hey:

Ersin Bey verdiðiniz bilgiler çok yararlý , teþekkür ederiz.Birde büyümeden kaynaklanan yavaþlama problemi var tabii.Aþaðýdaki linkte bu konuyla ilgili örnek ler ve açýklamalar var.

http://www.decisionmodels.com/downloads.htm

Ýyi Çalýþmalar

[lionamic]

sayýn danersin,

Çok teþekkürler clear all sayesinde 6mblýk yükten kurtuldum.,

:hihoho: